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Politique de confidentialité

Je, Emilie Lauzon notaire, m’engage à respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de mes clients et de toutes les personnes qui utilisent mes services. Cette politique de confidentialité vise à vous informer de la manière dont je collecte, utilise, divulgue et protège vos renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Mon étude offrant des services juridiques, mes clients me confient des renseignements personnels hautement confidentiels. Il est primordial pour moi de maintenir cette confiance et de confirmer ma détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.

Collecte de documents et renseignements personnels

Je ne collecte que les documents et renseignements personnels nécessaires à la prestation de mes services notariaux et à la réalisation de mes obligations légales. Les renseignements personnels que je peux collecter comprennent, notamment, selon le type de dossier, les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance, numéro d’assurance maladie, état civil et régime matrimonial, occupation, informations financières et familiales et toutes autres informations pertinentes à mes services.

Les documents personnels que je peux collecter comprennent, notamment, selon le type de dossier, des pièces d’identité valides permettant de vérifier vos renseignements personnels et votre identité (permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, carte d’assurance sociale, carte de résident permanent, certificat de naissance, etc.), et tout autre document pertinent à mes services, tel que votre contrat de mariage ou jugement de divorce, etc.

Je collecte les documents et renseignements personnels via un formulaire sécurisé (plateforme Aform du logiciel Paramaître utilisant la technologie Secure Socket Layer ou SSL, autorisée par la Chambre des notaires), en vous les demandant lors de la prestation de mes services par voie téléphonique, par visioconférence ou en présence physique, ou en consultant des registres publics, tel le Registre foncier du Québec ou le Registre des droits personnels et réels mobiliers.

Utilisation des renseignements personnels

J’utilise vos renseignements personnels uniquement dans le cadre suivant :

• la fourniture de mes services notariaux, y compris la consultation juridique, la préparation de documents juridiques, la rédaction de contrats et toutes autres activités liées à l’exercice de la profession de notaire;
• afin de répondre à mes obligations professionnelles;
• afin de maintenir mes relations d’affaire avec ma clientèle; ou
• pour la conduite générale de mes affaires, soit pour la gestion des comptes clients, la facturation et l’administration.

Je n’utiliserai pas vos renseignements personnels à des fins commerciales non liées à mes services. Je ne vends, n’échange et ne transfère pas d’information permettant de vous identifier à de tierces parties.

Divulgation des renseignements personnels

En vertu des lois et règlements qui régissent la profession de notaire et du secret professionnel liant le notaire et le client, je ne divulgue aucun renseignement personnel, sauf dans les cas suivants :

• avec votre consentement explicite;
• aux personnes et aux entités autorisées par la loi, tel que les organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable,
• à d’autres professionnels et des tiers dans le contexte de procédures légales; ou
• Si je suis obligée de le faire, notamment par ordonnance du tribunal.

Conservation des renseignements personnels

Je conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés, sauf si une conservation plus longue est requise en vertu des obligations légales et règlementaires régissant les notaires. Je mets en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, utilisation abusive, divulgation ou destruction.

Les données numériques sont hébergées de façon sécuritaire par des fournisseurs autorisés par la Chambre des notaires du Québec sur des serveurs situés au Canada.

Les données sous support papier sont conservées de façon sécuritaire à mon étude et leur accès est restreint aux personnes autorisées seulement.

Accès et correction des renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que je détiens et de demander leur correction si vous constatez qu’ils sont inexacts, incomplets ou désuets. Vous pouvez aussi demander leur suppression, à moins que je sois tenue de les conserver en raison des lois et règlements gouvernant les notaires. Veuillez me contacter aux coordonnées fournies à la fin de cette politique pour exercer ces droits. Je m’efforcerai de répondre à votre demande dans les délais fixés par la loi.

Fuites et incidents

Malgré toutes mes précautions, en cas d’incident de confidentialité, je m’engage à agir conformément avec les obligations législatives qui seraient en vigueur à cette époque, notamment à prévenir la Commission d’accès à l’information, ainsi que les personnes visées par cet incident.

Cookies et technologies similaires

Mon site web peut utiliser des cookies et d’autres technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur et recueillir des informations sur la manière dont vous utilisez mon site web.

Modifications de la politique de confidentialité

Je me réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, conformément aux exigences légales. Les modifications apportées à cette politique seront publiées sur mon site web et entreront en vigueur dès leur publication. Je vous encourage à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de mes pratiques en matière de confidentialité.

Me contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette politique de confidentialité ou la manière dont je traite vos renseignements personnels, veuillez contacter la responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous :

Emilie Lauzon
901 boul. Saint-Joseph
Gatineau (Québec)
J8Z 1S8
819-210-3232
notaire@emilielauzon.ca

Si vous souhaitez formuler une plainte concernant la présente politique de confidentialité ou les procédures établies par l’étude, je vous invite également à communiquer avec la personne ci-dessus.

Soyez assurés que je m’engage à examiner et à résoudre rapidement toutes les préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.